□ 本报记者 赵红旗
□ 本报通讯员 徐斌斌
“涉外公证不仅为我们企业出海提供信用保障，还有效规避因文书不合规丧失投标资格等风险，让我们更有信心去开拓境外市场。”9月4日，河南省某制造企业负责人对郑州市黄河公证处的高质效服务赞不绝口。
近年来，郑州市司法局进一步加强和规范涉外公证管理，不断提高涉外公证服务质量。各公证机构秉持“涉外公证无小事”原则，在提高涉外业务能力的同时，进一步优化服务流程，更好地适应国际化发展需求。今年以来，全市共办理涉外公证业务21475件，积极满足群众和市场主体多元化公证法律服务需求。
高效满足需求
“我们企业准备参与某国项目的投标，这是我们首次拓展境外市场……”3月24日，河南省某制造企业工作人员陈某向郑州市黄河公证处电话咨询涉外公证业务。经交谈得知，根据某国的规定，我国企业用于境外投标的营业执照、公司章程、法人资质等主体文件，必须经过国内公证、官方翻译及涉外认证，否则当地相关部门不予认可，无法完成境外投标工作。
公证员了解到，河南省某制造企业为中小型外贸制造企业，首次开展境外投标项目，不熟悉涉外公证规则、境外材料语种要求及认证流程，存在材料准备不规范、翻译不达标等问题，若材料审核受阻，将直接延误境外项目落地，错失市场窗口期。
郑州市黄河公证处针对企业出海刚需，开通涉外商事公证绿色通道、“一站式办证”服务，压缩内部审批流程，全程包办“公证+外文翻译+译本公证+代办海牙认证”业务。河南省某制造企业所申请的公证事项在7个工作日内完成了全部公证与认证，文书规范完整，顺利通过某国相关部门的审核，成功完成境外投标、外资备案及税务登记，海外项目顺利落地。
今年1月，河南某建设集团有限公司为竞标某国工程项目，依照当地招标准入要求，所有投标资质文件必须经国内公证、外文译制并办妥海牙认证，材料合规性直接决定投标资格，项目时间节点刚性强、文书办理需求集中。此次公证业务总量128份，涵盖两大板块：20名项目管理人员学历证书公证，用以佐证项目团队专业从业资质；剩余公证书为企业商事类材料，包含历年建设工程施工合同、中标通知书、建筑业企业资质、经营业绩证明等投标核心佐证文件，文书种类繁杂、原件批次多、证明事项各不相同。黄河公证处统筹翻译、公证、认证一体化办理，128份公证书按期办结，顺利递交某国招标方，高效满足企业境外投标紧急用证需求，充分发挥公证在跨境商事活动中的信用背书、流程便民作用。
有效防范风险
“我们对某国法律规则不熟悉，担心有法律风险。”今年5月，郑州某公司拟在某国投资设立子公司，因需委托某国律师办理注册事宜，便向郑州市中州公证处申办授权公证。
公证员了解到，郑州某公司涉外法务底子薄弱，无法自行起草符合某国要求的授权文本，且后续认证流程不明、时间紧迫，若文书被驳回将直接影响项目落地。针对文本起草难题，郑州市中州公证处先结合企业实际需求与我国法律规定拟定授权书初稿，再与境外受托律师多轮沟通、逐项校准委托权限与表述，最终形成既合规又具备域外适用性的定稿文本，使授权文书顺利交付境外使用，为子公司注册争取了宝贵时间。
郑州某生物工程公司主营试剂、仪器出口业务，长期与某国代理商开展跨境贸易合作。合作期间，某国代理商擅自抢注郑州某生物工程公司商标，严重侵害企业知识产权，直接冲击海外出口业务，企业计划提起跨国诉讼维权。
“我们多年业务沟通、合作约定均留存于跨境往来电子邮件中，是商标权属纠纷核心证据。但电子数据易被质疑篡改，单纯截图无法满足境外司法采信标准。”郑州某生物工程公司法律顾问近日表示，“我们向公证处提交保全证据公证申请后，公证员依法出具了要素式保全证据公证书，整套文书顺利通过某国领事认证，可直接用于某国知识产权诉讼。”
筑牢质量底线
“涉外公证的提质增效，既保障本土企业顺利拓展境外业务，又能有效防范跨境商事法律风险。”谈及办理涉外公证的体会，郑州市中州公证处公证员王芳红说。
在郑州市黄河公证处公证员高闪闪看来，涉外商事公证对服务企业“走出去”发挥着重要作用，涉外投标必须严格适配目标国语种与认证规则，区分海牙认证与双认证适用场景，杜绝因翻译不规范、流程缺失导致境外退件，确保境外投标合法有效、顺利落地。
“涉外公证代表着国家的形象和信誉，绝不允许涉外公证工作在业务上有所疏漏和偏差。”郑州市司法局公共法律服务处处长陈永鑫说，近年来，市司法局狠抓涉外公证质量，全市公证人员时刻绷紧公证质量这根弦，在守好涉外公证质量方面始终保持高度清醒，各个公证处均建立了监管制度，多措并举筑牢思想防线和公证质量底线。
郑州市绿城公证处对涉外公证业务实行严格的管理制度，实行证中证后监督，严格审批，定期查卷，普查抽查，奖惩并举；郑州市黄河公证处设立公证质量专管员岗位，公证案卷一个月一检查一通报，一个季度开展一次公证专项质量检查，发现问题及时整改并严肃追责；郑州市大豫公证处强化公证质量风险防范的长效机制，力争做到有证必核，并建立互相学习制度，鼓励同事之间交流研讨涉外业务。
郑州市司法局还通过开展优秀涉外公证案例、涉外公证法律服务产品等评比活动，打造郑州涉外法律服务特色品牌，引领郑州涉外法律服务向专业化、品牌化发展。
2026年09月17日
